Alles in Einem

Das ERP-System

Detailinformationen ERP-System:
ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Ein ERP-System bildet mit Hilfe einer zentralen Datenbank alle relevanten Prozesse und Vorgänge eines Unternehmens von „A wie Anfrage“ bis „Z wie Zahlungseingang“ ab.

Eingeschlossen sind alle im Unternehmen vorhandenen Bereiche wie z.B.:

  • Kunden-, Mitarbeiter und Lieferantenverwaltung
  • Lagerwirtschaft
  • Materialwirtschaft
  • Produktmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Controlling
  • Vertrieb
  • CRM
  • u.v.m.

Der Sinn eines ERP-Systems ist es unter anderem, allen Unternehmensbereichen den Zugriff auf exakt die benötigten Daten in der benötigten Form zu ermöglichen. Durch die Verwendung einer zentralen Datenbank wird sicher gestellt, dass die genutzten Daten zu jeder Zeit auf dem aktuellsten Stand sind.
Der Zugriff auf die Daten kann über verschiedene Wege und Anwendungen erfolgen. Am häufigsten genutzt sind Desktopanwendungen für den PC, Webanwendungen und Apps für Smartphones / Tablet PCs.

Der wohl bekannteste Anbieter für ERP-Systeme für große Unternehmen und Konzerne ist die SAP AG.

Das ERP-System von 2S

Das ERP-System von 2S ist speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten. Es ist mit relativ geringem Aufwand (ohne externe Berater) an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens anpassbar. Die Anwendung ist leicht verständlich und ohne langen Vorlauf nutzbar.

In CleanerSOLUTION wurden die aufgeführten spezifischen Features für Unternehmen aus dem Bereich Gebäudereinigung / Gebäudedienstleistung integriert.

Grundsätzliche Funktionen durch die Integration in das ERP-System:

Angebotswesen

  • Das höchst leistungsfähige Angebotswesen ermöglicht die Zusammenfassung unterschiedlichster Positionen in einem Angebot.
  • Darüber hinaus ist die Eingabe individueller Texte / Positionen möglich.
  • Die Reihenfolge der Positionen ist frei wählbar.
  • Um die Übersichtlichkeit des Angebotes zu erhöhen, können Überschriften frei platziert werden.
  • Dem Angebot kann eine Sprache zugeordnet werden. Alle automatisch generierten Texte/Textbausteine und Artikelbeschreibungen werden in der gewählten Sprache gezogen.
  • Die Gültigkeitsdauer des Angebotes kann hinterlegt und überwacht werden.
  • Zahlungsbedingungen (Zahlweise, Skonto, Skontotage, Zahlungsfristen, MwSt.) können auf Angebotsebene hinterlegt werden.
  • Angebote können in die nachfolgenden Dokumente (Auftragsbestätigung, Rechnung usw.) weitergeführt werden.
  • Externe Dateien können auf Angebotsebene abgelegt und aufgerufen werden (z.B. Anschreiben des Kunden)
  • Beim Druck von Angeboten (sowie anderen Dokumenten) können Inhalte aus der Datenbank (z.B. Auftragsnr., Kundennumer, Bearbeiter usw.) automatisch und im gewünschten Format integriert werden.

 Aktivitätenverwaltung (CRM)

  • Die Aktivitätenverwaltung beantwortet die Frage: „Wer hat wann was mit wem wie kommuniziert?“.
  • Alle Kommunikationsanlässe (z.B. Telefonat, E-Mail, Besuch, Meeting etc.) werden erfasst (mit Datum, Betreff usw.) und den jeweiligen Beteiligten innerhalb und außerhalb des Unternehmens zugeordnet.
  • So kann z.B. zur Steuerung des Vertriebes sehr leicht festgestellt werden, wer in welchem Zeitraum welche Art von Aktivitäten durchgeführt hat.
  • E-Mails können aus MS Outlook einfach und komfortabel per drag & drop in die Aktivitäten (auch auf der Ebene Kunde, Vorgang) kopiert werden.
  • Die Aktivitätenverwaltung bildet in Verbindung mit der Aufgabenverwaltung und einigen weiteren Zusatzfunktionen die wichtigsten Funktionen eines CRM-System innerhalb des Programmes ab.

Aufgabenverwaltung (CRM)

  • Aufgaben und Wiedervorlagen können mit direktem Bezug z.B. zu Angeboten, Vorgängen, Kunden usw. erstellt und dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen werden (mit Priorität, Fristen zur Erledigung, Status usw.).
  • Die Erledigung der Aufgaben kann einfach und komfortabel nachgehalten werden.

Nutzerverwaltung

  • Nutzer können von einem Administrator mit den gewünschten Rechten angelegt werden.
  • Die Vergabe von Rechten erfolgt einfach und sehr variabel auf der Ebene von Einzelrechten oder über selbstdefinierbare Rollen.

 Personalverwaltung

  • Arbeitszeiten von Mitarbeitern können auf verschiedenen Wegen erfasst und im System weiterverarbeitet werden.
  • Alle relevanten Mitarbeiterdaten können erfasst werden.

Faktura / Buchhaltung

  • Die Fakturierung gehört zu den Basisfunktionen des ERP-Systems. Darüber hinaus ist eine Offene-Posten-Liste und das Mahnwesen Bestandteil des Basispaketes.
  • Das Buchhaltungsmodul kann um die Erfassung von Wareneingangsrechnungen und die Vorkontierung aller Belege ergänzt werden.
  • CleanerSOLUTION erfüllt die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Usability

  • Nach dem Start des Programmes zeigt ein Dashboard dem Nutzer auf einen Blick die wichtigsten Informationen zu den zuletzt bearbeiteten Vorgängen, Kunden, Aktivitäten usw. sowie die zu erledigenden Aufgaben an.
  • Die einzelnen Ansichten z.B. bei der Verwaltung von Kunden, Objekten, Dokumenten, usw. sind inhaltlich und optisch sehr frei gestaltbar.
  • Es können mehrere Bearbeitungsfenster gleichzeitig offen und aktiv sein. Ein schneller Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben ist einfach und komfortabel möglich.

CleanerSOLUTION ist ein vollstädniges ERP-System, in welches spezielle Prozesse für die Anforderungen von Gebäudereinigern / Gebäudedienstleistern integriert wurden.
Wie alle Systeme von 2S ist 2S CleanerSOLUTION zu 100% eine Eigenentwicklung und kann an jeder Stelle an die individuellen Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden.
CleanerSOLUTION wächst mit dem Unternehmen. CleanerSOLUTION kann an jede Betriebsgröße angepasst werden: Vom lokalen Unternehmen über ein national tätiges Unternehmen mit mehreren Niederlassungen bis hin zu einem multinationalen Konzern.

Basisfunktionen dieses ERP-Systems sind:

Adressverwaltung
z.B. Kunden und Lieferanten

Projektverwaltung
z.B. Raumbücher, Leistungsverzeichnisse

Artikelverwaltung
z.B. Dienstleistungen, Handelsware

Nutzerverwaltung
Rechte und Rollen

Dokumentenverwaltung
Angebote, Rechnungen etc.

Mitarbeiterverwaltung
Mitarbeiterdaten

Fakturierung
Rechungserstellung, OP-Liste, Mahnwesen, Datev-Export

CRM Funktionen
Aktivitäten und Aufgaben